De 5 gemeenten van het eiland Hoeksche Waard zijn verdeeld over de wenselijkheid van een gemeentelijke herindeling. Onder voorbehoud van besluitvorming in Tweede en Eerste Kamer is in januari 2018 toch gezamenlijk gestart met het ontwikkelen van de besturingsfilosofie, de hoofd- en detailstructuur, functieboek 1 en 2, het selectieproces en de voorbereiding op het plaatsingsproces. Binnen een half jaar zijn al deze ‘producten’ conform planning opgeleverd, resulterend in een definitief besluit van de stuurgroep met een positief advies van de BOR! Dit proces verliep ook nog eens opvallend soepel maar dat is geen vanzelfsprekendheid. Wat waren de Hoeksche Waardse succesfactoren?
Krachten gebundeld
Bert Berghuis (BuitenhekPlus) en Peter Boogaard (Leeuwendaal), samen goed voor ca. 15 gemeentelijke fusies in de afgelopen 5 jaar, sloegen de handen ineen. Gezien de inhoudelijke reikwijdte van de opdracht, de omvang van maar liefst 5 gemeenten en 3 gemeenschappelijke regelingen en het kritische tijdpad van het fusieproces hebben beide bureaus besloten Bert en Peter naar voren te brengen, ieder met eigen accenten in de opdracht. De opdrachtgever vond dat zij als één team opereerden en complementair waren aan elkaar. De opdrachtgever heeft de samenwerking en het snelle schakelen met beide bureaus als prettig ervaren. Bert en Peter beschouwen dit fusieproces als één van de succesvolste en plezierigste.
Projectteam en projectgroep
Bert en Peter werkten samen met en in een compact en stevig projectteam HRM (zie foto) bestaande uit Ilona Fertoute (teamleider P&O Oud Beijerland, linking pin naar werkgroep P&O), Rudie Heintjes (gemeentesecretaris Oud Beijerland, linking pin naar de projectgroep) en Gerard Stoop (adjunct directeur Binnenmaas, eerste aanspreekpunt opdracht BuitenhekPlus/Leeuwendaal). Het projectteam kreeg duidelijk mandaat van de projectgroep, bestaande uit de gemeentesecretarissen onder leiding van de ervaren overall procesbegeleider Dirk Louter. De projectgroep opereerde als een hecht team en gaf actief steun aan het project. De projectgroep was al warm gedraaid als “regionaal managementteam” voor dat de inrichtingsfase van de fusie was gestart.
De Hoeksche Waardse manier van werken kenmerkt zich door een bepaalde duidelijkheid. Er wordt afgesproken wie in de lead is om besluiten te nemen, waar de besluiten genomen worden, en die ruimte wordt ook gepakt. Het projectteam heeft aan het begin van de opdracht een aantal punten in de projectgroep gemarkeerd wie waarover gaat en bij welke stappen en producten wie betrokken wordt. Daar stond iedereen achter, zo gaan we het doen. Deze cultuur vertaalde zich ook naar ruimte voor daadkrachtig opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap. Daarbij bleef het leiderschap ook vol in de wind staan, de keuzes uitdragen en het verhaal zelf vertellen aan het personeel. Het is tekenend dat alle deadlines in het proces zijn gehaald en daarmee de afspraken, richting medewerkers, tot nu toe zijn nagekomen.
(Personeels)bijeenkomsten en bouwsessies werden ruim op tijd aangekondigd en ingepland. Het spoorboekje was bekend en ook dat bood bepaalde duidelijkheid en transparantie. De actieve en professionele bijdrage van de werkgroep Communicatie is hierin zeker het vermelden waard, als ook de dienstverlenende projectondersteuning.
Herkenbare sturingsfilosofie
In interactie met de bestuurders, klankbordgroep van de raad, de Bijzondere Ondernemingsraad en de top van de ambtelijke organisatie is een besturingsfilosofie en hoofdstructuur opgesteld. Rudie Heintjes: “Er is geen klassiek harkje uitgekomen. Met een goede balans tussen vernieuwing en herkenbaarheid met een thuisbasis in teams. Het document is volledig in lijn en een goede vertaling van het koersdocument van Hoeksche Waard. De bestuurders herkenden in het stuk hun visies en bijdragen aan de sessies. Het document maakt mensen nieuwsgierig naar het vervolg.” De bestuurders en de BOR zijn door BuitenhekPlus/Leeuwendaal actief betrokken tijdens het proces. Dit heeft ook geleid tot een effectieve besluitvorming en vertrouwen voor de volgende stap.
Constructief bouwen
Een detailstructuur tijdens een fusie bouwen is geen sinecure. Toch verliep ook dit proces voorspoedig. Door de tijdsklem was het alleen mogelijk een selectie van het management uit te nodigen bij de bouwsessies. Zij pakten hun taak serieus en in een collegiale sfeer op, waarbij er een goede wisselwerking was tussen interne en externe expertise. De topstructuur en inrichtingsprincipes waren al bekend en er waren geen “domeinen” of “sectoren”-discussies want er is geen harkmodel ontwikkeld. Ook dit droeg bij aan een goede focus op de inhoud. De managers zijn bij iedere processtap steeds meegenomen in collectieve leidinggevende bijeenkomsten. Ze zaten in de goede modus.
De medewerkers kregen een duidelijke en afgebakende ruimte om in Open Space bijeenkomsten met elkaar in gesprek te gaan over de volledige concept detailstructuur, onder begeleiding van BuitenhekPlus/Leeuwendaal. Er zijn naar aanleiding hiervan een aantal wijzigingen doorgevoerd in bijvoorbeeld de opzet van teams. Over het algemeen is de methode van de Open Space goed geweest, al hebben niet alle medewerkers het gevoel dat hun opmerkingen zijn meegenomen.
Medezeggenschap
De BOR is vanaf het allereerste moment betrokken geweest bij het proces en was aanwezig in projectgroepbijeenkomsten en bouwsessies. Tussentijds is er meerdere keren met de BOR gepraat om hun opvattingen en vragen die er leven open te bespreken. Hierin kreeg BuitenhekPlus/Leeuwendaal als opdrachtnemer de ruimte om zonder de bestuurder met de BOR op de inhoud vrij te kunnen (bij)praten. Transparantie en oprechtheid zijn in die zin sleutelwoorden. Met elkaar ook de zorg onderkennen dat in een fusieproces het niet mogelijk is om een 100% kloppend formatieplaatje te maken en dat er ruimte is om dit in het vervolg bespreekbaar te maken. Daarmee voorkom je dat je elkaar moet gaan overtuigen. De opstelling van de BOR en verhouding met de WOR-bestuurder en de adviesbureaus is zeker een succesfactor geweest.
Tot besluit
Een fusieproces is nooit zonder zorgen of vlekkeloos, maar het overall beeld is dat Hoeksche Waard op deze voet een goede kans maakt een succesvolle gemeente én leuke organisatie te worden!
